Comment gérer facilement la comptabilité d’une micro-entreprise ?
Dans l’article précédent nous avons exploré les points fondamentaux pour comprendre le régime fiscal de la micro-entreprise.
Décortiquer ce sujet (déjà bien vaste) vous a donné un aperçu simplifié de ce qui vous attend.
Bien sûr, chaque micro-entreprise a ses petites particularités, aussi, maîtriser les bases aide bien, et permet d’aller plus vite sans se mettre en danger.
Cette fois, parlons d’un sujet qui a plutôt mauvaise réputation et peut fâcher pas mal de personnes.
Parlons de comptabilité.
La comptabilité de la micro-entreprise est-elle vraiment si facile ?
Quel sujet n'est ce pas ?
Il est pourtant inévitable…
Commençons.
Au premier abord, la comptabilité d'une micro-entreprise peut sembler intimidante. Pourtant, avec une bonne organisation et les outils adéquats, elle peut devenir un processus simple, rapide et très efficace.
De toute façon il est obligatoire de la mettre en place...
Etape par étape, essayons de démystifier ce sujet pour y voir plus clair et vous permettre de gérer votre entreprise sans trop de stress.
La Tenue des Comptes
L’une des premières étapes dans la comptabilité de votre micro-entreprise est la tenue des comptes. Rien de bien compliqué en vérité, seulement que cela implique un suivi régulier de toutes vos transactions financières.
Un peu comme vous le feriez pour vos comptes personnels, les recettes et les dépenses sont analysées pour voir si l’équilibre se maintient.
Ainsi, avoir un excédent de recettes est plutôt bien, en revanche, vous devez rester très vigilants au contrôle des dépenses. Trop de sorties d’argent ne laisse rien présager de bon. Quand on dépense plus que l’on ne gagne, on ne tient pas longtemps, et compte tenu de la petite taille de notre entreprise, avoir des dettes n’est vraiment pas envisageable.
Donc, vous l’aurez compris, le suivi des comptes est primordial et obligatoire.
Bon à savoir :
Il est essentiel de conserver une trace écrite de chaque opération pour garantir l'exactitude de vos comptes. D'ailleurs, ce sont des documents que l’on peut vous demander en cas de contrôle.
Et sachez que même en micro-entreprise, les contrôles peuvent tout à fait arriver.
Alors, comment fait-on ?
Supports pour le suivi des comptes et de la facturation
En matière d’organisation et de suivi des comptes, plusieurs systèmes existent. Il n’y a rien de formaté, c’est vous qui choisissez l’organisation qui vous convient le mieux.
Le tout c’est d’avoir une organisation qui tienne la route et qui perdure dans le temps.
Par exemple, il n’est jamais bon d’attendre plusieurs semaines pour faire sa comptabilité ou classer ses documents.
En faisant un point chaque semaine et de façon automatique, tout va plus vite, vous gagnez énormément de temps (surtout pour retrouver vos papiers) et vous ne laissez rien au hasard.
En matière d’organisation, vous pouvez opter pour un cahier de comptabilité traditionnel, un fichier Excel, ou un logiciel de comptabilité en ligne.
Chaque option a ses avantages :
le cahier est simple et direct,
Excel offre une certaine flexibilité,
les logiciels en ligne proposent des fonctionnalités avancées comme la synchronisation avec votre compte bancaire et la génération automatique de rapports.
Sachez que pour la facturation, il devient peu à peu obligatoire de créer les factures au moyen d’un logiciel en ligne.
Il existe de nombreux logiciels gratuits pour les auto-entrepreneurs. Ils sont très faciles d’utilisation et permettent un bon suivi de l’activité.
Nous pourrons en discuter ensemble si vous peinez à trouver celui qui vous convient…
Enfin, pour résumer ce point, il est réellement important de connaître le fonctionnement de la comptabilité et de le mettre en place dès votre installation
.
Après, vous n’aurez plus le temps de vous y pencher.
Si tout est mis en place dès le départ, il n’y a plus qu’à se laisser porter et noter des tâches dans votre calendrier pour ne jamais les oublier. Vous serez alors tranquille et une routine se mettra naturellement en place.
Déclarations de recettes et chiffre d’affaires
Abordons maintenant une autre contrainte qui, elle aussi a tendance à faire peur, mais à laquelle nous sommes obligés de nous soumettre.
En tant qu'auto-entrepreneur, nous sommes tenus de déclarer régulièrement notre chiffre d'affaires.
Cette déclaration peut être mensuelle ou trimestrielle selon votre choix lors de l'inscription de votre micro-entreprise.
Elle se réalise auprès de l’URSSAF, et uniquement sur le site suivant : autoentrepreneur.urssaf.fr
ATTENTION : certains sites peuvent ressembler (de près ou de loin) au site de l’URSSAF, mais soyez vigilants. Ne rentrez pas vos données n’importe où.
Pour pouvoir déclarer, vous devrez tout d’abord :
créer votre espace personnel,
renseigner les données de votre entreprise (Siren/Siret)
remplir les champs obligatoires.
Une fois l’espace enregistré, vous devrez vous y rendre à chaque début de mois, et remplir le formulaire avec les chiffres du mois précédent. Le montant des charges se calculera tout seul et vous pourrez payer les cotisations en ligne.
Facile et efficace.
Il faut juste ne pas oublier de le faire…
L’astuce est toute bête : pour toute l’année, entrez une tâche dans votre calendrier, c’est une façon de libérer notre esprit.
Attention aux dates butoirs
Il s’agit de renseignements officiels, aussi, ces déclarations sont soumises à des dates qu’il ne faut pas dépasser sous peine de sanctions.
Il est alors crucial de noter les dates limites de ces déclarations pour éviter les pénalités (d’où le calendrier).
Généralement :
pour une déclaration trimestrielle, les échéances sont le dernier jour du mois suivant le trimestre concerné.
pour une déclaration mensuelle, la date limite est le dernier jour du mois suivant.
Dans tous les cas, en vous connectant à votre compte, vous aurez l’information sur votre espace et vous saurez à quel moment il est important de déclarer son chiffre d’affaires.
La déclaration de TVA
En tant que micro-entreprise, en principe, la première année on ne facture pas de TVA (sauf si l’on choisit volontairement de le faire). Cela veut dire que les factures sont établies sans TVA.
Dans ce cadre, une mention obligatoire est à intégrer dans la facture :
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Mais parfois, en fonction de l’activité, il peut être très facile de franchir les seuils de franchise.
Dans ce cas, vous ne pourrez plus être en franchise de TVA. Il conviendra alors de l’intégrer dans vos factures, et dans certains cas, vous pourrez « la récupérer » pour faire baisser vos prochaines charges de TVA.
Mais au fait, quels sont les seuils de franchise de TVA pour la micro-entreprise ?
En fonction de votre activité (vente, prestations de services…) les seuils ne sont pas les mêmes et sont régis par deux règles.
Vous devrez vous acquitter de la TVA en fonction des règles suivantes :
si au 1er janvier de l’année, si le chiffre d’affaires des deux années précédentes dépasse le seuil :
de 91 900€ sans dépasser un seuil majoré de 101 000€ pour une activité de vente
de 36 800€ sans dépasser un seuil majoré de 39 100€ pour une activité de prestations de services,
si sur un mois au cours de l’année civile, votre chiffre d'affaires excède le seuil majoré de 101 000 € pour les activités de vente et de 39 100 € pour les activités de services, alors vous devrez déclarer la TVA au 1er jour de ce mois.
Dans ces deux cas, vous devrez facturer et déclarer de la TVA.
Pour rappel :
Activité de vente (commerciale) et d’hébergement
Seuil de 91 900€ sans dépasser un seuil majoré de 101 000€
Activité de prestations de services
36 800€ sans dépasser un seuil majoré de 39 100€
Activité libérale
36 800€ sans dépasser un seuil majoré de 39 100€
Avocat
47 700€ sans dépasser un seuil majoré de 58 600€
Auteur ou artiste interprète
47 700€ sans dépasser un seuil majoré de 58 600€
Retrouvez ces chiffres officiels sur :
Maitriser la gestion des factures
C’est une évidence, pour évoluer, toute entreprise doit correctement facturer.
La création et la gestion des factures sont deux choses cruciales dans la tenue de la comptabilité de votre micro-entreprise.
Les factures ont-elles aussi des règles auxquelles on ne peut pas se soustraire. Ce sont des règles légales et obligatoires, qui sont lourdes de conséquences si elles ne sont pas respectées.
Pour cette raison, la facturation électronique devient progressivement obligatoire. Les logiciels sont paramétrés afin que toutes les obligations légales soient respectées et régulièrement mises à jour.
Ce qui soulage grandement le Chef d’entreprise.
Chaque facture doit comporter des informations précises :
Votre nom et votre adresse (siège social de l’entreprise)
Indiquer si vous êtes une société (SAS, SARL, EURL, SNC…)
Indiquer si vous êtes une entreprise individuelle (EI, micro-entreprise)
Votre numéro Siret et intracommunautaire (si besoin)
Votre numéro de registre du commerce (RCS) si vous en avez un
Nom et adresse du client facturé
Nom et adresse du lieu de livraison du client (si différent de l’adresse de facturation)
Numéro Siret et intracommunautaire du client
Numéro et date de la facture
Numéro de bon de commande ou de contrat de prestations de services
Description (détail) du produit ou de la prestation
Dates de la prestation de service
Quantités vendues
Prix du produit ou de la prestation de service
Frais de port ou d’emballage
Frais kilométriques (si cela est prévu)
Taux de TVA (si vous y êtes assujettis)
Réduction ou remises
Total HT à payer
Montant TVA (si vous êtes concerné)
Total TTC
Texte obligatoire pour le délai de paiement
Date à laquelle le règlement doit intervenir
Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
En cas d'absence d'escompte, mentionner : escompte pour paiement anticipé : néant
Texte obligatoire pour les pénalités de retard de paiement
Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire).
Mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€
Sachez que si ces informations ne sont pas indiquées dans vos factures, alors vous vous exposez à de sérieuses et couteuses amendes.
15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture
75 000€ quand il s’agit d’une personne physique
375 000€ quand il s’agit d’une personne morale (société).
Toutes ces informations sont elles aussi à consulter sur :
Lorsque l’on est en règle, tout se passe toujours bien. Pas de stress, pas de craintes. Avec les logiciels actuels, notamment gratuits pour les auto-entrepreneurs, tout est beaucoup plus facile qu’avant.
Vous ne consacrerez plus autant de temps qu’avant dans le pilotage de votre entreprise.
Logiciels Comptables Gratuits
Parlons donc maintenant des logiciels comptables gratuits qui ont le mérite de soulager nos esprits et nous rendre autonomes (ce n’est pas rien).
Il existe effectivement plusieurs logiciels comptables gratuits, adaptés aux besoins des micro-entrepreneurs.
Dans tous les cas, avant de créer un compte, faites des comparaisons. Regardez ce qui vous convient le mieux en matière de fonctionnement et d’activité. Vérifiez aussi le côté « gratuit ». Vous êtes en micro-entreprise, il est important (au début) de faire attention aux dépenses !
Tous n’ont pas les mêmes approches, même si finalement, le résultat est le même (factures aux normes et possibilité de gérer sa comptabilité de façon gratuite).
En voici quelques-uns, mais bien entendu, il y en a bien plus sur le net…
TIIME : si vous aimez le côté patriote, dirigez-vous vers TIIME pour la micro-entreprise. Logiciel français, TIIME est facile, intuitif, sans contrainte, et très bien conçu. Vous pouvez rattacher votre compte professionnel et gérer simplement votre comptabilité de base (les devis, les factures, les fiches clients, les (règlements, les relances…). De plus, si vous avez besoin de les appeler ils sont hyper réactifs et très sympathiques. Je tiens à préciser qu’il ne s’agit pas ici d’un placement de produit. C’est simplement que j’aime utiliser leurs services. Je les mets en place d’ailleurs chez la plupart de mes clients.
myAE : c’est un logiciel facile d’utilisation et lui aussi, sans aucune contrainte.
INDY : sa version pour l’auto-entreprise est gratuite.
Gestion des Dépenses
Bien entendu, nous sommes tous très intéressés par les rentrées d’argent. Normal, c’est un peu pour ça que nous choisissons de créer notre petite entreprise (en plus de la liberté dont nous rêvons tous).
Mais pour faire l’équilibre, qui dit recettes, dit aussi dépense. Normal là encore…
Pourtant, nous avons tous une certaine tendance à mettre ce point de côté. Or, il fait partie intégrante de notre vie d’entrepreneur…
Vous le comprenez donc, quand on gère une micro-entreprise, surveiller de près ses dépenses est crucial.
En gros, c'est tenir son porte-monnaie bien serré et savoir à tout moment combien on a dépensé et pourquoi.
Quand on est attentif à ça, on trouve des stratégies pour économiser de l'argent, éviter de dépenser plus que ce qu'on gagne et donc, garder son entreprise en bonne santé.
En revanche, ne pas y faire attention, peut mettre notre entreprise en péril.
Et cela peut aller plus vite qu’on ne le croit.
Alors, pour garder un œil sur ses dépenses, plusieurs astuces existent et on revient inévitablement sur le même procédé que pour le suivi des recettes, à savoir :
le cahier,
le tableau Excel,
un logiciel gratuit en ligne de comptabilité.
Rester maitre de ses dépenses est le début de la richesse dit-on… C’est bien vrai en y réfléchissant.
Côté législation, il est important de conserver précieusement tous les papiers qui prouvent ces dépenses :
les reçus, les tickets,
les notes,
les factures,
les preuves de paiement.
Cela peut sembler pénible à force, mais c'est la seule manière de prouver ce qui a été dépensé en cas de besoin, surtout face à l'administration fiscale.
En revanche, il est vrai que cela fait une sacrée pile de papiers ! Surtout les tickets de CB et les reçus.
Alors pour ne pas se retrouver avec des sacs pleins de papiers en vrac, il est plus simple de les coller sur des feuilles de papier et de les ranger dans un classeur par date ou par type de dépense.
Et, étant donné que nous sommes dans l’ère de la dématérialisation, les scanner et les ranger dans un dossier de votre ordinateur est une façon supplémentaire de sauvegarder les éléments.
Le jour où vous aurez besoin de retrouver une info tout sera rapide et facile.
En résumé, bien gérer ses dépenses, c'est un peu comme lorsque vous faite attention à votre santé : cela demande de la discipline, mais cela en vaut vraiment la peine !
Stocks et Gestion
Si votre activité implique la gestion de stocks, un suivi précis est indispensable. Des solutions comme les feuilles de calcul Excel ou les logiciels spécialisés peuvent vous aider à maintenir un contrôle rigoureux de vos stocks.
Finalement, c'est un peu comme faire ses courses avec une liste bien préparée.
C’est tout bête, mais le point précis de la marchandise en stock permet de savoir exactement ce que l'on a, ce qu'il faut acheter (réapprovisionner) et en quelle quantité.
Cela évite les mauvaises surprises, par exemple de se retrouver avec trop de produits qui ne se vendent pas ou, à l'inverse, de manquer de ceux qui sont très demandés.
Le bénéfice est double : cela aide à économiser de l'argent et à satisfaire les clients.
Cela évite également les pertes, soit parce que les produits se périment ou sont obsolètes, soit parce qu'on doit refuser des ventes faute de stock.
Comme pour les recettes et les dépenses, les outils sont les mêmes : un simple cahier où l'on note les entrées et sorties, un tableau Excel, ou encore des logiciels de gestion de stock plus élaborés, adaptés aux micro-entreprises.
L’inventaire de son stock est tout aussi important que le suivi financier de l’entreprise, et il est véritablement important de faire régulièrement le point de ce qu'on a en stock et de conserver ces précieuses informations.
Les documents, classés par date, serviront à suivre l'évolution du stock, à prévoir les achats futurs et à analyser ce qui se vend bien ou moins bien.
Une bonne gestion de stock est donc essentielle pour la santé et le succès d'une micro-entreprise qui est concernée par ce système.
Tous ces points détaillés montrent l’importance de bien tenir sa comptabilité, même lorsque l’entreprise est toute petite.
Et comme tout, il y a des avantages et des inconvénients.
Avantages et inconvénients de la comptabilité en micro-entreprise
On l’entend dire souvent, faire fonctionner une micro-entreprise est plutôt facile.
Et c’est vrai !
La comptabilité d'une micro-entreprise présente de nombreux avantages :
une gestion financière moins chronophage et une plus grande facilité de suivi,
un suivi comptable autonome, facilité par les logiciels gratuits et simples à des règles légales assouplies, notamment au niveau de la franchise de TVA et des seuils,
Cependant, cette simplicité peut être un inconvénient si elle conduit à une méconnaissance des obligations légales ou à un manque de rigueur dans la gestion financière.
Il est donc véritablement important pour vous de vous documenter, de vous faire accompagner et de poser un milliard de questions autour de vous.
En créant une micro-entreprise, vous devenez Chef d’entreprise.
Qui dit « Chef » dit responsabilité morale, financière et personnelle.
Pour travailler en tout sérénité, l’essentiel est de se tenir au courant de ce qui se passe au niveau des lois et des obligations.
Comme il est essentiel de savoir où l’on en est dans nos finances.
D’un autre côté, cela permet aussi de ne pas se faire avoir par des personnes qui maitrisent ces aspects de gestion mieux que nous et qui pourraient en profiter.
Le savoir c’est le pouvoir !
Là encore, c’est très vrai…
Du soutien et de l’assistance pour réussir
Heureusement, si vous venez de créer, ou si vous voulez créer votre petite entreprise, vous ne serez pas seuls.
De nombreuses ressources et services sont disponibles pour vous aider dans la gestion administrative et comptable, allant des conseils en ligne aux services professionnels d'un expert-comptable, d’un assistant administratif, d’un juriste…
Il y a toujours une solution quelque part
vers un fonctionnement facile de la comptabilité en micro
Si vous débutez en tant qu'entrepreneur, vous aimerez certainement opter pour un fonctionnement facile de la comptabilité en micro. Pour simplifier cette gestion ou vous aider à trouver de l'aide face à vos obligations administratives, nous pouvons échanger sur le sujet. Il suffit de laisser un message sur contact@angepapiers.com.
Dans tous les cas, quel que soit le choix de votre activité, faites-vous accompagner pour créer et faire grandir votre entreprise. C’est le meilleur moyen pour ne pas faire de bêtises.
Parlez autour de vous. Faites-vous recommander des personnes fiables. Recherchez toutes les astuces sur internet. Inscrivez vous à des groupes sur les réseaux sociaux et échangez sur le sujet et avancez…
Vous avez une belle idée, offrez-vous maintenant les moyens d’y arriver facilement et sans stress.
A bientôt !
Sylvie pour Prisma Stratégie
Assistante engagée, toujours là pour vous conseiller…